第 05 課
用在工作上
email、報告、會議記錄、行程——把職場上的「文字活」交給 Claude，你專心做判斷。
上完這課，你會……
先看目標，這一課很實戰。
你的工作，
有一大半是文字活。
寫信、寫報告、整理記錄、排行程——這些「動筆」的事，正好是 Claude 最拿手的。把它當成你的隨身幕僚。
文字活交給它，你專心做判斷。
最常用的四個工作場景
回信、催件、婉拒、道歉，語氣它幫你拿捏。
報告
從零散筆記，到有結構、能交出去的初稿。
會議記錄
逐字稿整理成決議事項與待辦清單。
行程規劃
把一堆任務排進可執行的時間表。
四個場景，哪個最常困擾你？
email ＆ 報告
一句重點 → 一封得體信
提示：幫我回這封信，婉拒但保持客氣。
結果：問候、理由、留後路，完整可寄。
零散筆記 → 有結構初稿
提示：把這些要點寫成三段報告。
結果：有開頭、重點、結論的草稿。
email 和報告，最有感的起手式。
email：把「整理流程」交給它
別只把信丟給它改寫——連整理收件匣的這一整套，都能交給它跑。
收件匣分流
多封信或主旨貼上，分成「要回／待辦／可略過」。
長信抓重點
落落長的信，請它抓出重點與「對方要什麼」。
挑出該做的
從信裡列出你要做的事，標上期限。
草擬再定稿
依重點與語氣給你初稿，你微調後寄出。
收件匣別硬扛，整套流程丟給它跑。
會議記錄 ＆ 行程規劃
逐字稿 → 決議＋待辦
提示：整理成決議事項與待辦，標上負責人。
結果：誰做什麼，一目了然。
一堆任務 → 時間表
提示：把這些任務排進這週，標出優先順序。
結果：可執行的每日安排。
會議記錄整理，省下最多時間。
行程規劃：彙整成一份行程報告
把行事曆的事件給它，它幫你整理成一份「這週看這張就夠」的報告。
抓出關鍵
挑出最重要的幾場會議與截止日。
標出打架
哪天時間衝突、哪天塞太滿，先提醒你。
找出餘裕
能排深度工作或喘口氣的時段。
提前備好
每場會議前，你該先準備的東西。
行事曆丟給它，這週看一張就夠。
婉拒一封邀約，這樣回
把情境＋語氣講清楚，它就幫你把分寸抓得剛好。
情境給足，分寸它就抓得準。
讓 Claude 到你的工具裡幫忙
讀你的信、日曆、檔案Team 需管理者開啟
例：請它找出本週還沒回的信，再對照我的日曆排回信時間。
提醒：連接器用你在該服務的權限讀取；信箱或雲端硬碟有病人可識別資料，就不要連上 Claude。
Word、Excel、PowerPoint付費方案
例：文件開著，直接請它把公告草稿改成較正式的語氣。
提醒：只對可信任的文件使用；病人可識別資料不要放。
連接器常見的有 Gmail、Google 日曆、Google 雲端硬碟、Microsoft 365；Team 先由管理者開啟，每個人再各自登入授權。
Outlook 外掛仍在公開測試（beta），草稿由你確認後才寄；Word 外掛不支援 2016／2019 買斷版或大量授權版的 Word。
接上工具很方便，病人資料一律不碰。
把它變成你的工作流
草稿給它、定稿給你，最快。
挑一件今天的工作
挑一件今天的工作，現在就試。
三句話，記住就好
工作一大半是文字活——email、報告、記錄、行程它都接得住。
給足背景與對象，它才幫你把分寸與重點抓對。
它出草稿、你做定稿——這就是最快的工作流。
文字活交出去，工作輕鬆一半！
內容查證日期：2026-10-22（v2.0）